Overvolle inbox? Met deze 7 slimme tips is dat verleden tijd

Deel dit artikel:

Ken je dat? Je opent je inbox en ziet honderden ongelezen e-mails, met stress als resultaat. Gelukkig kan dat anders.

Een lege inbox maakt je productiever, geeft rust en zorgt ervoor dat je geen belangrijke mails over het hoofd ziet. Maar hoe houd je je inbox overzichtelijk?

1. Begin onderaan met opruimen

Heb je nog mails van jaren terug? Begin dan met opruimen onderaan in je inbox, bij de oudste mails. De kans is groot dat je een hele rits mails in één keer kunt verwijderen, zo tipt hogeschool Avans in een blog. Verwijder een hele rij mails eenvoudig door deze berichten tegelijkertijd te selecteren. Vink de berichten aan en vervolgens verplaats of verwijder je ze in één keer.

Meerdere mails tegelijk

Consumentenprogramma Radar geeft op haar website handige tips over het gelijktijdig selecteren van e-mails. Heb je een Windows-computer? Dan kun je ook de Control-toets (CTRL) ingedrukt houden terwijl je met je muis meerdere berichten aanklikt. Wat je ook kunt doen wanneer je al een bericht hebt geselecteerd, is Shift ingedrukt houden terwijl je met je muis op een ander mailtje in de lijst klikt. Zo selecteer je ook meteen alle tussenliggende berichten.

Bovenaan beginnen

Gebruik je een computer van Apple? Dan werkt bovenstaande sneltoets-uitleg precies hetzelfde, behalve dat je de Command-toets (cmd) gebruikt in plaats van Control. Ben je maar een paar weken afwezig geweest? Dan is het vaak praktischer om bovenaan te beginnen zodat je geen mails beantwoordt die in de tussentijd al zijn opgepakt door een collega.

2. Beantwoord meteen je e-mail zodra je hem leest

Volgens carrièrecoach en AD-columnist Charlotte van ’t Wout kost het beantwoorden van een mailtje meestal twee minuten. Ze adviseert in haar videocolumn De succesminuut daarom om een bericht meteen te beantwoorden. Heb je geen twee minuten tijd? Dan moet je je mail ook niet lezen.

3. Leeg je mailbox op een vast moment

Kies een vast moment op de dag waarop je je mailbox leegt. “Als je het elke dag doet, houd je het ook beter bij”, legt carrièrecoach Van ’t Wout uit. Neem voor het legen van je mailbox ook echt de tijd, zo tipt consumentenprogramma Radar. Want als je je inbox goed hebt afgehandeld, is de rest van de dag niet alleen je mailbox opgeruimd, maar ook je hoofd.

4. Maak deze vier mappen in je mailbox

Archiveer je mails door vier mappen (folders in het Engels) in je mailbox te maken, zo adviseert Stephan ten Kate. Hij is Product owner e-commerce manager bij HEMA en schreef het boek Slimmer Online Werken in 60 minuten. In een artikel op het platform Frankwatching.com legt hij uit hoe je die vier mappen inricht:
1. Inboxmap: deze gebruik je om je inkomende e-mails in op te vangen.
2. Actiemap: in deze map stop je alle e-mails waarop je nog actie moet ondernemen.
3. Archiefmap: in deze map verzamel je e-mails die niet direct actie vereisen, maar die je wel wilt bewaren. Je kunt deze archiefmap nog onderverdelen in submappen, zoals ‘school kinderen’ of ‘werk’, maar probeer dit te minimaliseren.
4. ‘Wachten op’-map: deze map is hét overzicht van e-mails waar je nog een antwoord op verwacht. Dit laatste kun je ook automatiseren. Oftewel, bepaalde e-mails gaan automatisch naar de ‘wachten op’-map. Lees hier hoe je dit kunt instellen.

5. Sorteer je mails op afzender

In de meeste mailboxen kun je met één muisklik bovenaan de ‘Afzender’-kolom al je mails op afzender sorteren. Zo zie je in één keer alle nieuwsbrieven van dat ene bedrijf waar je ooit iets hebt gekocht, maar waar je verder niks meer mee doet, of alle berichten van een bepaald persoon. Selecteer deze mails en gooi ze weg, adviseert Radar. Op dezelfde manier als het sorteren op afzender, kun je ook kiezen voor sorteren op datum of onderwerp. Handig als je in een keer alle berichten uit een bepaalde periode of over een bepaald onderwerp wilt weggooien.

6. Check je spam

Het spamfilter van je e-mailprovider houdt meestal al een hoop ongewenste reclame, phishingmails en andere onzinberichten tegen. Maar dat betekent niet dat je die map (meestal ‘Spam’ of ‘Ongewenste items’ genaamd) verder kunt negeren. Soms komen mails van een bepaalde vertrouwde afzender toch steeds in je spamfolder terecht. Daar kom je achter door de spamfolder regelmatig te controleren. Per bericht kun je aangeven dat het wel degelijk in je inbox thuishoort. Als het goed is onthoudt je spamfolder dit voor de volgende keer. Tip van Radar: het gaat een stuk makkelijker als je dagelijks je spamfolder controleert en leegt.

Artikelen van Margriet.nl ontvangen in je mailbox?
Schrijf je in op margriet.nl/nieuwsbrief.

7. Verwijder mails definitief

Als je een hele berg mails in je virtuele prullenbak hebt gegooid, wil het nog niet zeggen dat die mails ook daadwerkelijk weg zijn. Het is belangrijk om de map die de naam ‘Verwijderde items’, ‘Trash’ of ‘Prullenbak’ draagt regelmatig te legen. Net als de ‘echte’ vuilnisbak in je huis.

Bron| AD.nl, Frankwatching.com, Radar, Avans
Foto| iStock