Word abonnee

Kies nú voor een abonnement met korting

Abonneer nú met korting

Lifestyle

Geen vol geheugen meer: zó breng je je digitale zaakjes op orde

geen-vol-geheugen-meer-zo-breng-je-je-digitale-zaakjes-op-orde.jpg

Irritant, zo’n overvolle smartphone, computer of je andere digitale zaakjes. Hoe minimaliseer je de chaos en breng je overzicht aan in je digitale leven? Professioneel organizer en opruimcoach Ilse Matthijsen geeft tips.

Want ook op digitaal gebied kan een goede opruimbeurt het leven een stuk makkelijker maken.

Houd overzicht met een mappensysteem

Om overzicht aan te brengen in je digitale documenten op je computer, is het handig een goede mappenstructuur op te zetten. Daarvoor is het nodig dat je weet wat er allemaal op je computer opgeslagen staat. Start met het maken van nieuwe, actuele documentmappen van de belangrijkste onderwerpen in ‘Mijn Documenten’. Gebruik niet meer dan vijftien mappen, want je wilt alles ook nog gemakkelijk kunnen terugvinden. Het is handig om privé en werk te scheiden bij het maken van documentmappen. Beslis voor zowel je werk als privé wat de belangrijke projecten zijn.

Zo kun je voor privé mappen maken als: ‘Belastingdienst’, ‘Kinderen’, ‘Verzekeringen’ of ‘Wonen’. Ook voor werk kies je de belangrijkste projecten uit om een aparte map voor aan te maken. Dat zijn projecten waar je op dit moment aan werkt. Sla in deze mappen de documenten op die hierbij horen, zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden. Vervolgens maak je een map ‘Archief’ aan in ‘Mijn Documenten’ en daaronder hang je de submappen ‘Oude documenten’ en ‘Oude mappen’. Het spreekt voor zich dat deze map is bedoeld voor ‘oude informatie’.

Je nieuwe mappenstructuur ziet er dan als volgt uit:

  • Mijn documenten
  • Archief
  • Oude mappen
  • Oude documenten
  • Belastingdienst
  • Kinderen
  • Verzekeringen
  • Wonen
  • Werk (voor je werk kun je ook deze mappenstructuur aanhouden)

Organiseer je documenten

Heb je losse documenten op je Bureaublad staan? Zet die dan in de juiste map. Doe hetzelfde met losse documenten onder ‘Mijn Documenten’. Verplaats oude documentmappen en oude documenten van afgehandelde projecten of onderwerpen die niet meer relevant zijn in de juiste submappen naar de map ‘Archief’. En nu je toch aan het opruimen bent: wees kritisch op wat je bewaart. Niet alles hoeft te worden bewaard. Vervolgens is het handig om nieuwe documenten meteen goed op te slaan.

Geef documenten een duidelijke naam: hoe concreter, hoe beter. Dit kan door het document op te slaan op onderwerp, zoals bijvoorbeeld ‘Verzekering_Polis_2021’. Zorg ervoor dat je het document maar op één plek bewaart. Zo vervuil je je computer niet, kost het minder opslagruimte en heb je sneller gevonden wat je nodig hebt. Zet een nieuw document direct in de goede map en niet op je bureaublad. Plan elk kwartaal een uur in om rondslingerende documenten op te ruimen.

Back-up

Het is altijd slim om eerst op te ruimen en daarna pas aan back-ups te denken. Hoe minder digitale rommel je namelijk hebt, hoe compacter je back-up is. Een back-up is een reservekopie van je bestanden. Je kunt kiezen voor een online back-up in de Cloud of een offline back-up, op een harde schijf of USB-stick. Zo kun je nog steeds bij waardevolle bestanden en foto’s als je een kop koffie over je laptop gooit, je telefoon in de wc laat vallen of je laptop wordt gestolen.

Hoe vaak je een back-up maakt is afhankelijk van de waarde van je document. Gebruik je het document vaak? Wijzigt het geregeld? Dan moet je er ook vaker een back-up van maken. Als je gebruikmaakt van een harde schijf, verstop die dan op een goede plek in je woning en stal ’m tijdelijk bij iemand anders op als je op vakantie gaat.

Lees ook: 5x jullie prangende vragen over geld beantwoord: van sparen tot het pensioen

De Cloud

In de Cloud sla je bestanden op via internet. De Cloud is dan ook eigenlijk niets meer dan een hippe verzamelnaam voor ‘bestanden online opslaan en opvragen’. Je gegevens kunnen op een server staan die zich misschien wel een continent verderop bevindt. De Cloud fungeert als digitale kluis, en soms ook als een virtuele werkomgeving waarin je aan documenten werkt. Je slaat in de Cloud bestanden op, zoals je op je computer eigenlijk ook in de Verkenner doet. Documenten en foto’s staan opgeslagen in een gegevenscentrum elders (dat kan overal op de wereld zijn).

Je kunt hier, al dan niet betaald, gebruik van maken, afhankelijk van de hoeveelheid opslag die je nodig hebt. Om gebruik te maken van de Cloud heb je internet nodig. Verschillende opties zijn Google Drive, Icloud (voor Apple), OneDrive (van Microsoft) en Dropbox. Je komt hier via een app op je telefoon, tablet of computer of via je internetbrowser. Eventueel kun je bestanden die je in de Cloud opslaat ook synchroniseren: de laatste versie van een bestand is dan op meerdere apparaten beschikbaar. Een foto die op je smartphone staat, komt dan automatisch ook in de Cloud te staan.

Voordelen

  • Geen fysieke apparaten voor je bestanden meer, zoals USB-sticks en harde schijven.
  • Onbeperkte opslag.
  • Je kunt altijd bij je bestanden (ook op je telefoon of onderweg).
  • Je kunt apparaten synchroniseren. Dus wat je op je laptop doet, kun je terugzien op je telefoon. Je kunt documenten ook delen met anderen. Iedereen heeft dan altijd de laatste versie van een document. Dat scheelt veel tijd.
  • Bij een computercrash ben je je bestanden niet kwijt.
  • Clouddiensten zijn meestal goed beveiligd tegen hackers en virussen.
  • Ook zonder internet kun je verder werken als je je bestanden en mappen synchroniseert. Dit gaat meestal automatisch en anders kun je het zelf instellen met een vinkje. Dit is raadzaam om te doen bij bestanden die je vaak gebruikt. Internet neemt daarna weer de laatste versie over.

Nadelen

  • Er is altijd een risico dat iemand bij je gegevens kan. De privacywetgeving is, zeker in Europa, heel streng, maar honderd procent zekerheid heb je nooit.
  • Het maakt wel verschil of je gegevens op servers staan in Europa of Amerika. In Amerika mag de overheid meer rondsnuffelen in je bestanden dan hier. De privacywetgeving is hier strenger.

Foto’s op je telefoon

Foto’s gooi je natuurlijk niet zomaar weg, maar je wilt ook geen duizenden foto’s op je telefoon hebben staan. Wees op voorhand kritisch op waar je foto’s van maakt. Maak je bijvoorbeeld tien foto’s van die mooie verjaardagstaart of zonsondergang? Bewaar dan alleen de beste en wis de andere negen. Hoe sneller je dat doet, hoe makkelijker het is. Maar ook als je het één keer in de week of één keer in de maand doet, helpt dat al enorm. Uitgangspunt is dat je het bijhoudt, zodat je niet op een gegeven moment duizenden foto’s hoeft door te spitten.

Vraag jezelf steeds af: wil ik of mijn (klein)kind deze foto over twintig jaar ook nog zien? Zet je foto’s die door de selectieronde komen geregeld op je laptop, harde schijf of in de Cloud. Net als bij documenten is het handig om foto’s op te slaan in mappen. Maak bij foto’s mappen aan op jaartal en verdeel het jaar vervolgens onder in maanden. Dus heb je losse foto’s? Zet ze in de juiste map, bijvoorbeeld: 2019_05. Vervolgens hernoem je de foto in de map, zoals ‘Verjaardag Robin’ of ‘Vakantie Spanje’.

Foto’s Whatsapp

Ook op je telefoon zelf kun je je foto’s organiseren. Op je telefoon staat vaak onderin een icoon met ‘albums’. Als je hierop klikt staat linksboven een plusje en kun je een nieuw album of een nieuwe map aanmaken, een naam geven en de bijbehorende foto’s erin zetten. Bepaal zelf of de foto’s die je in Whatsapp binnenkrijgt automatisch aan je filmrol worden toegevoegd. Je kunt dat aanpassen in je instellingen bij Whatsapp: instellingen – chats – voeg toe aan filmrol. Goed om te weten: als je een back-up maakt van Whatsapp met bijvoorbeeld Google Drive worden je foto’s en video’s automatisch ook meegenomen naar de Cloud.

Batterijslurpende apps

Vooral socialmedia-apps staan erom bekend dat ze echte energievreters zijn. De vijf populairste boosdoeners: Facebook, Google Chrome, Twitter, Google Maps en Skype. Ook Instagram vraagt veel van je accu. Om erachter te komen welke apps het meest vergen van de batterij van je smartphone ga je in iOS naar Instellingen – Batterij en bij Android naar Instellingen – Batterij & energiebesparing – Batterijgebruik. Hier vind je een lijst met apps die je gebruikt, hoeveel ze van je batterij gebruiken en hoe lang de apps op de achtergrond draaien.

Zie je dat apps, die veel energie verbruiken, vaak op de achtergrond draaien? Schakel dan Ververs op achtergrond uit. Dat doe je door in iOS naar Instellingen – Algemeen te gaan en de schakelaar bij Ververs op achtergrond op grijs te zetten. Bij Android ga je naar Instellingen – Batterij & energiebesparing en zet je een vinkje bij Apps beperken op achtergrond. Maak je nauwelijks gebruik van een app? Verwijder deze dan. Gratis apps kun je vaak heel gemakkelijk weer opnieuw downloaden als je dat wilt, bij betaalde apps is dat wat lastiger. Standaardapps kun je het best op je telefoon laten staan, omdat het verwijderen van deze ingebouwde apps gevolgen kan hebben voor andere systeemfuncties. Wil je ze toch verwijderen? Zoek dan eerst via Google op of het geen nadelige gevolgen heeft.

Lees ook: Waarom een financieel plan zo belangrijk is (én hoe je ‘m maakt)

Waar zijn die wachtwoorden?

Bewaar al je wachtwoorden bij elkaar op een veilige locatie. Dat scheelt je veel zoekwerk. Er zijn genoeg mensen die hun wachtwoorden nog in een boekje opschrijven. Dat kan natuurlijk, maar realiseer je dat als het boekje in verkeerde handen valt, dat vervelende gevolgen kan hebben. Er zijn veel verschillende apps die je helpen om je wachtwoorden en inloggegevens te bewaren. Een goede betaalde app is bijvoorbeeld 1Password. Je hoeft maar één wachtwoord te onthouden, alle andere wachtwoorden en gevoelige informatie staan opgeslagen in de app.

Een veelgebruikte gratis app is Lastpass. Je downloadt de app, kiest zelf een sterk wachtwoord dat je moet onthouden en vervolgens kun je wachtwoorden toevoegen aan je eigen kluis. De meningen over de veiligheid van deze apps zijn verdeeld. Uit een uitgebreide test van de Consumentenbond komt Keepass als de veiligste optie uit de bus. De software is volledig opensource, wat betekent dat veel onafhankelijke beveiligingsonderzoekers de code onderzoeken en waar nodig verbeteren.

Weg met die oude mails!

Een overvolle mailbox of een enorm archief aan oude e-mails… Vraag jezelf eens kritisch af waarom je al die e-mails bewaart. Soms omdat je er nog iets mee moet, maar bedenk dat je dat je alle informatie op andere plekken kunt opslaan. Wachtwoorden kunnen in je wachtwoorden-app, afspraken in je agenda, foto’s op de plek waar je foto’s bewaart, documenten in je documentenmap en ga zo maar door.

Je maakt je inbox (dagelijks) leeg met de volgende vier stappen:

  1. Oude of niet relevante mails gooi je in de prullenbak.
  2. Mails die je kunt beantwoorden in minder dan een minuut beantwoord je direct.
  3. Mails die minder dan een halfuur kosten om te beantwoorden, verplaats je naar een map ‘Beantwoorden’ en je schrijft in je agenda een moment op waarop je deze map leegmaakt.
  4. Mails waar je langer dan een halfuur voor nodig hebt om te beantwoorden, plan je stuk voor stuk in je agenda in om later uitvoerig te bekijken en beantwoorden. Wel handig: de verzender alvast een korte e-mail sturen waarin je aangeeft wanneer hij of zij een reactie kan verwachten.

Blijmakers of ruimtevreters?

De bekende vraag van opruimgoeroe Marie Kondo ‘maakt dit me blij?’ kun je ook prima toepassen als je aan de slag gaat met het minimaliseren van je digitale leven. Meld je af bij sociale netwerken waar je niet blij van wordt, ontvolg mensen die je niet blij maken, verwijder die afspeellijst waar je nooit meer naar luistert, verwijder de foto’s die je niet bijzonder mooi vindt en schrijf je uit van die nieuwsbrief die je dag er niet per se mooier of beter op maakt.

En dan nog even de financiële administratie

Je bent als particulier niet verplicht om je bankafschriften en loonstrookjes te bewaren, maar de Belastingdienst kan tot vijf jaar terug belasting terugvorderen. Daarom is het wel handig om gedurende vijf jaar je financiële administratie te bewaren. Mocht je het niet eens zijn met een navordering, dan heb je in elk geval bewijsstukken, waarmee je je zaak hard kunt maken. De meeste werkgevers delen loonstroken en jaaropgaves digitaal of via een medewerkerssysteem. Je bent er zelf verantwoordelijk voor om deze gegevens te bewaren. Heb je een nieuwe baan en mis je gegevens? Dan kun je uiteraard proberen deze documenten nog op te vragen bij je oude werkgever.

Tekst | Marlies Willemze
Beeld | Getty Images

Ook interessant